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Administración de Consorcios
En la Zona Norte de la Capital Federal (CABA) y provincia de Buenos Aires
Liquidación de expensas
Desafortunadamente en la Argentina, la liquidación de expensas no configura un documento contable pasible de significado jurídico. Esto quiere decir que ni hay un modelo reglamentado a nivel nacional ni lo que en ella aparece reflejado puede considerarse una rendición parcial de cuentas.
Al menos así lo considera cierta jurisprudencia nacional que, más allá de defender los derechos del consumidor de propiedad horizontal termina defendiendo a quien ha cometido ilícito.
No obstante la impunidad que configura la deficiencia jurídica argentina para los delitos de índole comercial que siempre termina premiando a quien se atreve a infligir las reglas, lo correcto es establecer reglas de juego claras y basadas en la honestidad y transparencia contable y financiera.
Por esa razón —e independientemente de los usos y costumbres—, "mis liquidaciones de expensas" reflejan en todo momento no sólo el estado financiero del Consorcio sino el movimiento contable de cada uno de los copropietarios con respecto a sus expensas como así también —práctica nada habitual desafortunadamente—, el estado de los convenios u otros acuerdos financieros pactados por dentro o por fuera de lo rutinario.
Clases o Tipos de Expensas
Existen muchísimos modelos de expensas, todos ellos acorde a las necesidades de cada Consorcio de Propietarios. Algunos dividen las expensas comunes en cuatro Clases: Expensas Clase “A”, Expensas Clase “B”, Expensas Clase “C” y Expensas Clase “D”; cuyo pago estará a cargo de los propietarios de las Unidades del Consorcio de acuerdo con la modalidad que se indiquen en cada Reglamento. Otros, directamente dividen columnas de acuerdo a gastos "ordinarios" y/o "extraordinarios" sin definirlos por "clases alfabéticas (A, B, C, etc.).
Pero más allá de sus diversidades, "TODAS" deberán contemplar, básicamente, las siguientes cualidades:
Encabezado y pie de página
En el encabezado de toda liquidación de expensas, y conforme a las normas IRAM 65006, deberán consignarse los siguientes datos:
Del administrador
Nombre y Apellido o Razón Social; CUIT; Nº de Registro Público de Administradores si constituyó domicilio legal y administra en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, conforme a la Ley 941/02; dirección; código postal; localidad; teléfono; correo electrónico y/o sitio web (si tiene). Algunos pueden poner el Nº de afiliación de alguna cámara empresaria y otros también pueden poner Nº de Matrícula si son profesionales como abogados, contadores, etc.
En el pie de página de cada una de ellas, aún cuando los datos sean transportados a otra de la liquidación presente, se recomienda poner la firma del emisor responsable, con su correspondiente aclaración. Este detalle, que no es un detalle menor, sorprendentemente la norma IRAM 65006 no lo contempla como así tampoco ninguna disposición oficial lo que da lugar a que algunos administradores deshonestos entreguen verdaderos panfletos carentes de toda consistencia legal y contable.
Del Consorcio
Denominación jurídica del Consorcio ("Consorcio de Propietarios..."); CUIT (últimamente se lo exigen en todo trámite aunque no tenga empleados bajo relación de dependencia); dirección; código postal; localidad; sitio web (si lo tiene); datos de los miembros del Consejo de Administración, etc.
En los ingresos
Deberá reflejar el estado de las cuentas corrientes de cada uno de los copropietarios, conforme a deudas parciales (ordinarias, extraordinarias, cocheras, bauleras, servicios adicionales, etc.); sus respectivos pagos; punitorios por mora; y el promedio de su correspondiente condición mensual de pago.
El siguiente es un ejemplo estándar sobre una liquidación "media".
| UF | Piso | Dto. | Propietario | % | Expensas A (Ord.) | Expensas B (Extr.) | Expensas C (Coch.) | Total Expensas | Deuda anterior | Pago actual | Interés 2% | Pago pendiente | Mora prom. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | PB | A | Fulano, A. | 4,13 | 317,88 | 61,95 | - | 379,83 | 379,83 | 150,00 | 4,60 | 614,25 | 2 |
| 02 | PB | B | Zutano, B. | 4,23 | 320,96 | 62,55 | - | 383,51 | 383,51 | 383,51 | - | 383,51 | 1 |
| 03 | 1 | A | Pelano, C. | 5,27 | 324,03 | 63,15 | 53,00 | 440,18 | 440,18 | 440,18 | - | 440,18 | 1 |
| 04 | 1 | B | Alano, D. | 5,32 | 310.95 | 60,60 | 50,00 | 421,55 | 421,55 | 421,55 | - | 421,55 | 1 |
| 05 | 2 | A | Megano, E. | 5,27 | 313,26 | 61,05 | - | 374,31 | 374,31 | 374,31 | - | 374,31 | 1 |
| 06 | 2 | B | Atalano, F. | 5,32 | 310,95 | 60,60 | - | 371,95 | 371,95 | - | 7,43 | 750,33 | 2 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| Totales generales | 100 | 7.696,77 | 1.500 | 385,27 | 9.196,77 | 9.196,77 | 8.420,16 | 4,60 | 9.988,90 | --- | |||
PROMEDIO DE MORA: Para un mejor control de todos los copropietarios respecto al estado de mora, se han implementado una columna estadística en donde el promedio "normal" es 1; "crítico" mayor de 2; e "idóneo" es 0 (importe inferior a 1 cuota).
Si desea ver un modelo completo, sólo deberá hacerlo desde el siguiente enlace: [+]
Información accesoria
Otros datos que puede tener la primera página de una liquidación pueden ser: datos sobre formas, lugares, horarios y fechas de pago; teléfonos y direcciones útiles para "casos de emergencia" (Bomberos; SAME; Policía; Servicios de electricidad, agua, gas, teléfono; cerrajero del edificio; Guardia Civil; etc.); notificaciones eventuales (cortes programados, horarios de descanso, resoluciones de asamblea, etc.); y todo aquello que tanto el administrador como el propio colectivo de propietarios considere necesario.
En los egresos
Rubros
Si bien no existe una norma específica para establecer qué tipo de rubros son los adecuados para establecer el desglose de gastos, la mayoría utiliza los siguientes y de la siguiente manera:
• GASTOS ADMINISTRATIVOS; • REMUNERACIÓN AL PERSONAL; • CARGAS SOCIALES; • SEGUROS; • MANTENIMIENTO; • REPARACIONES; • SERVICIOS; • LIBRERÍA; • GASTOS BANCARIOS; • VARIOS; etc.
Discriminación de gastos
Además de detallar los gastos, algunos administradores, para llevar un control más exhaustivo de los gastos, los dividen en categorías tales como "Fijos" y "Eventuales" (o "líquidos"); asignándoles, en muchos casos, una clasificación por Tipo o Clase, estilo: A, B, C... etc.
Detalles
Además de la información fehaciente que debe contemplarse en el detalle de las cuentas corrientes de los copropietarios en la hoja de ingresos, la de egresos resulta de suma importancia si se quiere reflejar, con toda honestidad, la dimensión contable de los mismos. Algunos malos administradores omiten, ex profeso, por ignorancia o negligencia, datos fundamentales que hacen a la transparencia contable como ser: fecha de la factura, ticket o recibo; nombre y apellido o razón social del proveedor; detalle de gastos; Nº de factura, ticket o recibo; cantidad de cuotas debitadas y Nº de cuota acreditada; etc.
Ejemplo
| • RUBRO | Parcial | Inc. parcial | Inc. total | Total | ||
| Fechas | Detalles | --- | --- | 23,07% | $ 450,00 | |
| dd/mm/aa | Proveedor + Detalle de gastos + Nº de Factura/Ticket/Recibo | $ 60,60 | 2,56% | |||
| dd/mm/aa | Proveedor + Detalle de gastos + Nº de Factura/Ticket/Recibo | $ 20,30 | 1,18% | |||
| dd/mm/aa | Proveedor + Detalle de gastos + Nº de Factura/Ticket/Recibo | ... | ... | ... | ||
Estado financiero
En las liquidaciones de expensas, básicamente, deberá reflejarse lo siguiente:
| ESTADO DE CAJA | ||
|---|---|---|
| Saldo anterior | $ | 2.734,35 |
| Más: Ingreso por cobranzas | $ | 2.167,00 |
| Más: Ingreso por convenios | $ | 135,00 |
| Menos: Egresos por gastos | $ | 846,75 |
| Saldo actual | $ | 4.189,60 |
Pero no obstante ello, también pueden reflejarse otras variables como ser el estado de Convenios de Pago celebrados con algunos copropietarios morosos:
| ESTADO DE CONVENIO DE FULANO | ||
|---|---|---|
| Monto acordado por convenio: | $ | 3.834,30 |
| Pagos efectuados: | $ | 846,75 |
| Saldo a la fecha: | $ | 1.455,25 |
Fondo de Reserva
En la mayoría de los Reglamentos de Copropiedad y Administración, se encuentra estipulado un Fondo de Reserva para gastos eventuales. Esto no requiere más que reflejarlo en el estado financiero lo cual puede hacerse de manera integral o separadamente según el caso.
| FONDO DE RESERVA | ||
|---|---|---|
| Par gastos eventuales: | $ | 7.700,00 |
Otras variables
Además de los reflejos contables enunciados, existen otros que por necesidad o comodidad, el administrador honrado desea reflejar para tranquilidad de los copropietarios. Aquí damos un ejemplo del contraste mensual entre Ingresos y Egresos de la liquidación presentada que según el saldo, puede mostrar si dicho ejercicio arrojó un saldo positivo (+) o negativo (-):
| RELACIÓN MENSUAL ENTRE INGRESOS Y EGRESOS | ||
|---|---|---|
| Ingreso por expensas: | $ | 3.302,00 |
| Ingreso por convenios: | $ | 135,00 |
| Total de lo egresado: | $ | 846,75 |
| Resultado del presente ejercicio: | $ | 2.590,25 |
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